Политика обработки персональных данных

1. Общие положения

Настоящая Политика определяет порядок и условия обработки персональных данных в информационной системе кадрового учёта (далее — Система) и меры по их защите. Политика разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и главой 14 Трудового кодекса Российской Федерации.

Оператор персональных данных — Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка», ИНН ________, ОГРН ________, адрес: ________, телефон: ________ (далее — Оператор).

Политика опубликована в Системе и доступна любому лицу без входа в неё.

2. Правовые основания обработки

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 85–90), Налоговый кодекс Российской Федерации, законодательство об обязательном пенсионном, медицинском и социальном страховании, о воинском учёте, о бухгалтерском учёте и об архивном деле;
• трудовые договоры, заключаемые Оператором с работниками;
• согласие субъекта персональных данных на обработку — в случаях, когда оно требуется законом.

3. Цели обработки

• заключение, исполнение и прекращение трудовых договоров;
• ведение кадрового делопроизводства: приём, отпуска, больничные, увольнение, учёт рабочего времени;
• начисление и выплата заработной платы и иных выплат;
• исполнение обязанностей Оператора как налогового агента и страхователя, представление отчётности в государственные органы;
• обеспечение личной безопасности работников и сохранности имущества Оператора;
• информирование работников о кадровых событиях через Систему и по электронной почте.

4. Субъекты и состав персональных данных

Обрабатываются персональные данные работников Оператора, кандидатов на работу, с которыми начато оформление, и бывших работников.

Состав данных: фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; пол; гражданство; паспортные данные; адрес регистрации и проживания; номер телефона и адрес электронной почты; ИНН; СНИЛС; сведения об образовании и квалификации; сведения о трудовой деятельности; должность, подразделение, руководитель; сведения об отпусках и периодах нетрудоспособности (без сведений о диагнозе); сведения о воинском учёте; реквизиты банковского счёта для выплаты заработной платы; сканы документов, загруженные в Систему; учётные данные для входа в Систему и журнал действий в ней (IP-адрес, тип браузера, дата и время).

Специальные категории персональных данных (о расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных убеждениях, интимной жизни, состоянии здоровья — за исключением сведений о нетрудоспособности, предусмотренных законом) и биометрические персональные данные в Системе не обрабатываются.

5. Порядок и условия обработки

Обработка ведётся с использованием средств автоматизации и включает сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (предоставление, доступ), блокирование, удаление и уничтожение персональных данных.

Доступ к персональным данным в Системе получают только работники Оператора, которым он необходим для выполнения должностных обязанностей, и только в объёме своих полномочий: работник видит свои данные, руководитель — данные своих подчинённых, кадровая служба, бухгалтерия и руководство Оператора — в объёме, необходимом для их функций. Все действия с документами фиксируются в журнале.

Персональные данные хранятся и обрабатываются на серверах, расположенных на территории Российской Федерации. Трансграничная передача персональных данных не осуществляется. Система не использует внешние сервисы аналитики и не передаёт данные третьим лицам для рекламных и иных посторонних целей.

6. Передача персональных данных

Оператор передаёт персональные данные без согласия субъекта только в случаях, предусмотренных федеральным законом: в Социальный фонд России, Федеральную налоговую службу, военные комиссариаты, органы государственной инспекции труда, по запросам суда и правоохранительных органов. Передача данных иным третьим лицам (в том числе в банк для выпуска зарплатной карты) осуществляется только с письменного согласия работника.

7. Сроки обработки и хранения

Персональные данные обрабатываются в течение срока действия трудового договора и после его прекращения — в течение сроков хранения кадровых документов, установленных законодательством об архивном деле. По истечении сроков хранения или при достижении целей обработки данные уничтожаются в порядке, установленном Оператором.

8. Меры защиты

Оператор принимает правовые, организационные и технические меры защиты персональных данных: назначает ответственного за организацию обработки персональных данных; разграничивает права доступа в Системе по ролям и подразделениям; применяет шифрование канала связи, сложные пароли и, при необходимости, двухфакторную аутентификацию; ведёт журнал действий пользователей; регулярно создаёт резервные копии; знакомит работников с настоящей Политикой.

9. Права субъекта персональных данных

Субъект персональных данных вправе:

• получать сведения об обработке своих персональных данных;
• требовать уточнения, блокирования или уничтожения персональных данных, если они неполные, устаревшие, неточные, незаконно полученные или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
• отозвать согласие на обработку персональных данных, направив Оператору письменное заявление; отзыв не влияет на обработку, которая ведётся без согласия на основании закона;
• обжаловать действия или бездействие Оператора в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (Роскомнадзор) или в суд.

Запросы и заявления направляются Оператору в письменной форме по адресу: ________, либо передаются в кадровую службу.

10. Заключительные положения

Политика действует бессрочно до замены её новой редакцией. Новая редакция публикуется в Системе; при следующем входе каждый пользователь знакомится с ней и подтверждает ознакомление.